10 เทคนิคบริหารเวลาแบบมืออาชีพ

หากคุณต้องการจัดระเบียบชีวิตให้ดีขึ้นและใช้เวลาให้ดี เรามีเคล็ดลับจัดการเวลามาฝากคุณ เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้คุณมีสมาธิและทำสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น 10 เทคนิคบริหารเวลานี้ คุณสามารถลองใช้ได้

หากคุณสามารถเรียนรู้วิธีใช้เวลาอย่างชาญฉลาด สร้างความแตกต่างให้กับชีวิตคุณ มาเรียนรู้วิธีการจัดการเวลาให้เก่งด้วย 10 ขั้นตอนง่ายๆ กันดีกว่า

1. ตั้งเป้าหมายให้ชัดเจนในแบบคุณ

การกำหนดเป้าหมายที่ไม่เพียงแต่ถูกกำหนดไว้อย่างชัดเจน แต่ยังบรรลุผลสำเร็จและวัดผลได้ด้วย ด้วยการกำหนดเป้าหมายที่ไม่ยากจนเกินไปจนทำให้ชีวิตต่างจากเดิมโดยสิ้นเชิงจนทำให้เกิดการถอดใจได้ง่าย ดังนั้นเป้าหมายที่มีประสิทธิผลอย่างแท้จริงควรยึดตามหลักการ SMART ซึ่งหมายถึง เฉพาะเจาะจง วัดผลได้ บรรลุผลได้ เกี่ยวข้อง และจำกัดเวลา

S : Specific – เฉพาะเจาะจง

M : Measurable – วัดผลได้

A : Achievable – บรรลุผลได้, สำเร็จได้

R : Realistic – สมเหตุสมผล สอดคล้องกับความเป็นจริง

T : Timely – กำหนดช่วงเวลาที่ชัดเจน

2. จัดลำดับความสำคัญ

การจัดสรรเวลาตามลำดับควรขึ้นอยู่กับความสำคัญและความเร่งด่วนของการดำเนินการ เพื่อให้เราสามารถแยกแยะลำดับความสำคัญของแต่ละงานได้ ซึ่งสามารถอ้างอิงตามหลักกฎของไอเซนฮาวส์ (The Eisenhower Box)

Urgent and important : งานที่ทั้งด่วนและสำคัญ (งานที่ต้องลงมือทำทันที)
Important, but not urgent : งานสำคัญแต่ไม่ด่วน (งานที่สามารถทำหลังจากงานอื่นๆหรือทำตามเวลาที่เหมาะสมได้)
Urgent, but not important : งานด่วนแต่ไม่สำคัญ (งานที่สามารถมอบหมายให้คนอื่นทำได้)
Neither urgent not important : งานที่ไม่ด่วนและไม่สำคัญ

3. กำหนดเวลาให้เป็นนิสัย

ตัวอย่างเช่น การเสียเวลาทั้งวันให้กับการอ่านและตอบอีเมลเพียงอย่างเดียวอาจค่อนข้างใช้เวลานานเกินไปเพื่อการทำสิ่งเดียว อย่างไรก็ตาม ด้วยการกำหนดขีดจำกัดหนึ่งชั่วโมงที่เข้มงวดสำหรับการบริหารจัดการเวลา จัดการชีวิต เราจึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของเราให้เหมาะสม และมั่นใจว่าจะเสร็จสิ้นตามที่ตั้งใจไว้ หากกำหนดเวลาที่ชัดเจน และทำตามอย่างเคร่งครัดให้เป็นกิจวัตร

4. ทำงานเป็นเวลา

การกำหนดชั่วโมงทำงานที่กำหนดจะช่วยให้มีสมาธิและประสิทธิภาพในการทำงานดีขึ้น ทำให้มีพลังงานเพียงพอที่จะทำงานอื่นๆ ด้วย การกำหนดเวลาที่ชัดเจน และกำหนดไว้ล่วงหน้ายังมีประโยชน์จากการมีเวลาฉุกเฉินเพื่อจัดการกับปัญหาหรือเหตุฉุกเฉินที่ไม่คาดฝันที่อาจเกิดขึ้น จึงมีเวลาแก้ไขปัญหาสำคัญของงานให้สำเร็จลุล่วงได้

5. พักเบรกระหว่างงาน

เมื่อคุณมีรายการสิ่งที่ต้องทำที่ยาวมาก สิ่งสำคัญคือต้องจัดการเวลาแบ่งเวลาพัก การทำงานอย่างต่อเนื่องโดยไม่หยุดกลายเป็นเรื่องท้าทายและอาจนำไปสู่การสูญเสียแรงจูงใจ การจัดสรรเวลาพักจะช่วยให้จิตใจมีความชัดเจนและกระปรี้กระเปร่าก่อนที่จะไปทำงานต่อไป ลองงีบหลับสั้นๆ ไปเดินเล่น หรือฝึกสมาธิ

6. จัดระบบชีวิต

วิธีหนึ่งในการปรับปรุงการจัดระบบในชีวิตของคุณคือการอัปเดตปฏิทิน จัดการเวลาหรือกำหนดการของคุณเป็นประจำ วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบงานและกำหนดเวลาที่สำคัญ อีกทั้งยังทำให้ไม่ลืมและสิ่งงานได้ตามวันละเวลาที่กำหนด แบ่งงานที่สามารถจัดการได้ และวางแผนวันของคุณอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อพิจารณาการทำงานร่วมกันที่จำเป็นกับผู้อื่น ด้วยการวางแผนและกำหนดเวลางานของคุณอย่างรอบคอบ คุณสามารถมั่นใจได้ว่างานของคุณจะเสร็จสมบูรณ์อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่รบกวนความรับผิดชอบอื่นๆ

7. โฟกัสที่งานสำคัญ

คนที่สามารถจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพจนเกิดผลนั้น นอกจากสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานและมอบหมายงานได้เมื่อจำเป็น สิ่งสำคัญคือสามารถแยกแยะระหว่างงานที่มีคุณค่าและงานที่ไม่คุ้มค่ากับเวลาได้ งานสามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลัก

งานด่วน คือ งานที่ต้องทำอย่างรวดเร็วไม่ต้องให้ความสำคัญ และใช้เวลานานนัก เป็นงานประจำวันที่มีกำหนดเวลาซึ่งหากไม่เสร็จทันเวลาก็จะเกิดปัญหา พูดอย่างง่ายคือ งานเร่งด่วนนี้ไม่สำคัญมากนักเนื่องจากไม่ได้ผลลัพธ์ที่มีนัยสำคัญ
งานสำคัญ คือ งานที่ไม่จำเป็นต้องทำให้เสร็จในทันทีคืองานที่มีอิทธิพลที่สำคัญที่สุดต่อวัตถุประสงค์ของคุณ งานเหล่านี้ต้องใช้เวลาและความพยายามโดยเฉพาะ และไม่สามารถทำให้เสร็จได้ภายในวันเดียว มักเรียกกันว่า “การทำงานเชิงลึก หรือ Deep Work” พวกเขาจำเป็นต้องมีการคิดอย่างเป็นระบบ (Systematic Thinking) และมีความรู้สึกหลงใหลและความกระตือรือร้นอย่างมาก งานนี้สะท้อนตนเองและมีผลกระทบอย่างมากในแง่ของผลลัพธ์

8. วางแผนล่วงหน้า

เริ่มต้นแต่ละวันด้วยการจัดการเวลาอย่างการระบุลำดับความสำคัญและงานของคุณ อย่าง ทำลิสต์สิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน สร้างกิจวัตรในการสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำเพื่อช่วยให้คุณจัดระเบียบและจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ นิสัยนี้จะช่วยให้คุณเตรียมพร้อมสำหรับวันข้างหน้าและจัดระเบียบชีวิตดียิ่งขึ้นตามลำดับ

9. จัดเก็บงานอย่างมีระเบียบ

คุณใช้เวลามากเกินไปในการค้นหาไฟล์ในคอมพิวเตอร์ของคุณหรือจัดระบบการจัดการไฟล์ของคุณหรือไม่? ใช้เวลาจัดเรียงไฟล์ของคุณเป็นหมวดหมู่ตามตัวอักษร นอกจากนั้นการระบุวันเวลาที่ชัดเจน หรือหัวข้อที่ทำให้คุณไม่สับสนก็เป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้อย่างรวดเร็วและมุ่งเน้นไปที่งานของคุณ

เคล็ดลับการบริหารเวลาที่สำคัญคือการตระหนักว่าคุณสามารถควบคุมเวลาได้และสามารถบรรลุเป้าหมายได้เมื่อคุณมีความเข้าใจในการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

10. ตัวช่วยจัดการเวลา

เพื่อจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิผล สิ่งสำคัญคือต้องใช้เครื่องมือ เช่น โปรแกรมซอฟต์แวร์ หรือแอปโทรศัพท์ ขั้นตอนแรกคือการทำความเข้าใจว่าต้องบริหารเวลาอย่างคุ้มค่า จากนั้นจึงวางแผนว่าจะจัดสรรเวลาอย่างไรในอนาคต โปรแกรมซอฟต์แวร์ เช่น Outlook สามารถช่วยจัดกำหนดการกิจกรรมและส่งการแจ้งเตือน ทำให้การจัดการเวลาสะดวกยิ่งขึ้น

ขอขอบคุุณข้อมูล : www.corporatefinanceinstitute.com, www.jamesclear.com , www.liveabout.com

บทความเพิ่มเติม : https://mitsurma.com/category/news-content-th/lifestyle-th/